In questo tutorial dedicato a Google Calendar ti mostrerò come padroneggiare al meglio l’app per iPad.
Google Calendar è perfettamente integrato con tutte le app Google per iPad, anche Google Meet.
Quest’ultimo riconosce la presenza di audio/video call negli eventi a calendario e predispone al suo interno i tasti per avviare le call.
Potresti trovare utili anche:
Ti ricordo che per usare Google Calendar per iPad, così come qualsiasi altra App di Google, è necessario avere un account Google privato o Google Workspace per il business.
Qui puoi creare il tuo account Google Privato.
Qui scopri le caratteristiche di Google Workspace (per il business).
Se ancora non l’hai fatto clicca sull’icona qui sotto per scaricare l’app Google Calendar per iPad.
Google Calendar è un’applicazione estremamente utile, non solo per uso professionale, ma anche per organizzare al meglio i propri impegni personali.
Naturalmente la versione per iPad si sincronizza con la versione originale della Web App di Google, dalla quale dipende in parte per alcune funzionalità, che affronteremo nel secondo tutorial.
Una delle principali comodità dell’iPad, rispetto ai personal computer portatili, è la presenza di un’App nativa che permette di consultare e lavorare anche in assenza di connessione.
Naturalmente senza connessione non potrà sincronizzarsi con la versione web di Calendar del proprio account Google o Google Workspace (per le versioni business).
Quindi se lavori con calendari condivisi, non potrai visualizzare eventuali modifiche applicate da amici, famigliari o colleghi fino a quando non si ristabilisce una connessione internet (cellulare o WiFi).
La parola d’ordine è semplicità.
Quando apri Google Calendar per la prima volta ti troverai in un ambiente molto semplice e intuitivo.
Ti basta cliccare sul nome del mese, in alto a sinistra, per ridurre lo spazio del calendario e visualizzare la miniatura del mese.
Quando clicchi su un numero del giorno nella miniatura del mese, la visualizzazione del calendario a destra si adatta per visualizzare il giorno selezionato.
Per tornare ad oggi, clicca sull’icona in alto a destra con il punto blu dentro.
Quando clicchi sull’icona composta da tre trattini uno sopra l’altro, ti appare il menu di Google Calendar.
Il menu si divide in 3 sezioni distinte:
Dove puoi scegliere come visualizzare il calendario:
Agenda: Visualizza tutti gli impegni in sequenza per giorno, saltando i giorni privi di impegni.
Giorno: Visualizza il giorno corrente
Settimana: Visualizza l’intera settimana. Il primo giorno della settimana puoi deciderlo nelle impostazioni.
Mese: visualizza il mese intero. Nella visualizzazione mese, non è possibile visionare anche la miniatura mese.
Trovi il tuo account e sotto i tuoi calendari compresi quelli condivisi con te da alte persone.
Seguiti dai calendari Compleanni e Festività.
Cliccando sul quadratino colorato a sinistra di ogni nome di calendario, puoi attivarlo (quindi vedere gli impegni al suo interno) o disattivarlo (non vedrai più gli impegni al suo interno).
L’operazione non cancella gli impegni, semplicemente li mostra o li nasconde.
Qui trovi i tasti per accedere alle Impostazioni, inviare feedback a Google e la guida veloce.
Leggi anche Tutorial Google Calendar per iPad. 2 di 2 specifico sul pannello Impostazioni.
È il momento di conoscere tutte le funzionalità per creare un appuntamento, un’attività, un promemoria o un obiettivo in Google Calendar.
Tutto inizia cliccando sul cerchio bianco in basso a destra con il "+" colorato.
Un evento o appuntamento è il tipico oggetto che si crea su un calendario.
Può definire una riunione in call conference o video conference, un appuntamento di persona, un anniversario, etc.
Per prima cosa clicca sul tasto rotondo in basso a destra con il grande “+” colorato.
Dal menu che appare clicca sulla prima voce in basso Evento di colore blu.
Esaminiamo quali campi e funzioni contiene il pannello per creare un Evento completo:
1. Aggiungi Titolo: cliccandoci sopra potrai impostare il nome dell’evento. Sarà anche visibile nella vista calendario.
2. Tutto il giorno: se l’evento che stai creando non ha una data di inizio o fine specifica, ma dura tutto il giorno (ad esempio un anniversario), attivando questo tasto, l’evento viene visualizzato sotto il numero del giorno, ad indicare che vale per l’intera giornata.
3. Inizio e fine evento/appuntamento: puoi modificare la data cliccandoci sopra e l’orario cliccando sull’ora.
La prima riga definisce l’inizio dell’evento/appuntamento e la seconda la fine.
4. Altre opzioni: ti permette di impostare il fuso orario dell’evento e definire se è un evento che si ripete o meno.
5. Eventi (il tuo account google): indica in quale calendario verrà inserito l’evento che stai creando. Cliccandoci sopra potrai scegliere un calendario diverso, anche tra quelli condivisi.
6. Aggiungi Persone: cliccando in questo campo potrai selezionare le persone con cui condividere l’evento (colleghi che vuoi partecipino alla call o appuntamento, oppure amici che vuoi invitare ad un pranzo). Se la persona si trova nella tua rubrica contatti di Google ti basterà scrivere il suo nome e cognome, altrimenti scrivi semplicemente la sua email.
Tutte le persone che aggiungerai, quando premerai sul tasto Salva in alto a destra, riceveranno una mail con i dettagli dell’evento ed eventualmente il link per partecipare alla call Google Meet (vedi punto 7 ).
7. Aggiungi videoconferenza: cliccando su questo campo Google Calendar creerà un link sicuro di Google Meet, che sarà inserito nella mail di invito e sul quale tutti gli invitati potranno cliccare per partecipare, il giorno e l’orario che hai definito.
Quando è presente un link di Google Meet apparirà sulla sinistra l’icona.
Ricordati che quando crei una video call con Google Meet, il giorno e l’ora definita dovrai eseguire l’accesso per primo e accettare gli invitati, a mano a mano che cliccano sul link.
Se chi ha creato l’evento non esegue l’accesso allo stesso link di Google Meet, nessuno degli invitati potrà avviare la video call.
8. Aggiungi posizione: importante per definire il luogo dell’appuntamento (via, n°, cap e Città) e viene inserito nella mail di invito.
Se questa informazione non è importante, puoi anche lasciare questo campo vuoto.
9. Notifica evento: qui puoi scegliere quanto tempo prima Google Calendar deve avvertirti con una notifica (sul telefono o iPad) dell’evento. Di default è un’ora prima ma in impostazioni puoi cambiare questo parametro.
10. Colore Predefinito: il colore di default è lo stesso del calendario selezionato al punto 3, ma cliccandoci sopra potrai cambiarlo selezionando il colore che preferisci da una lista predefinita.
Personalmente preferisco non cambiare colore al singolo evento per non confonderlo con eventi all’interno di altri calendari.
11. Aggiungi descrizione: questo campo lo trovo molto utile se condividi l’evento con altri, perché ti permette di inserire una breve descrizione oltre al titolo.
12. Aggiungi allegato: particolarmente utile se stai organizzando una riunione e vuoi condividere un documento con tutti gli invitati, prima dell’evento.
Cliccando su questo campo Google Calendar ti mostrerà una finestra con il contenuto del tuo Google Drive dal quale potrai selezionare il documento. Il documento verrà visualizzato in un’anteprima, per confermare l’esattezza del documento devi cliccare sul simbolo check in alto a destra.
Nella mail di invito all’evento Google Calendar inserirà anche un link al documento per permettere agli invitati di aprirlo e leggerlo.
13. Visibilità: molto utile se stai organizzando un evento all’interno di un calendario condiviso. Cliccando su questa funzione puoi decidere se l’evento deve essere visibile a tutte le persone con cui è condiviso il calendario o se deve rimanere privato, quindi visibile solo a te. Naturalmente sarà visibile anche alle persone che hai invitato all’evento.
14. Occupato: cliccando su questa funzione puoi decidere se apparire occupato per l’intera durata dell’evento o libero.
Quando si lavora in team ti consiglio di usare questa funzione per impedire ai tuoi colleghi/amici di coinvolgerti in riunioni o call nello stesso orario.
Ogni volta che crei un evento (di qualsiasi natura) e aggiungi degli invitati, loro riceveranno una email con tutte le informazioni più importanti e i tasti “Sì”, “Forse”, “No” o “altre opzioni” alla domanda “Parteciperai?”.
Cliccando su “altre opzioni” gli invitati potranno aggiungere un commento alla loro risposta di partecipazione.
Consiglio sempre di rispondere agli inviti cliccando su Sì, Forse, No o altre opzioni.
NOTA: Quando crei un evento/appuntamento con audio/video call Google Meet e hai installato su iPad anche Google Meet, alla sua apertura troverai già pronto il tasto con il titolo dell’evento per avviare la call.
Una volta che hai creato l’evento/appuntamento, questo apparirà sul tuo calendario, visualizzato con il colore scelto e il titolo che hai inserito.
Se ci clicchi sopra verrà visualizzata l’anteprima che mostrerà tutti i dettagli, compreso gli invitati, il luogo (se l’hai impostato) e il link Google Meet (se l’hai impostato) sul quale dovrai cliccare per avviare l’audio o video call.
Inoltre, nell’anteprima potrai cambiare il tuo stato di partecipazione, magari per comunicare agli invitati che non potrai più partecipare.
Questa variazione genera una mail automatica che aggiorna tutti gli inviati sul tuo nuovo stato di partecipazione.
A. L’anteprima ti permette di modificare ogni impostazione (aumentare il numero di invitati, cambiare l’orario e la data, etc.) e al termine dopo aver salvato le modifiche, Google Calendar ti chiederà se vuoi che il sistema invii una mail automatica a tutti gli invitati per comunicargli i cambiamenti.
B. Viene visualizzato un menu che ti permette di selezionare le seguenti azioni:
Elimina: Puoi cancellare l’evento e tutti gli invitati riceveranno una mail automatica che li informa della cancellazione.
Duplica: puoi decidere di ripetere lo stesso evento (magari un altro giorno), apportando solo alcune modifiche.
Anche in questo caso gli invitati al nuovo evento riceveranno una notifica automatica, la stessa che ricevono quando crei un nuovo evento.
Copia in...: ti permette di copiare l’evento in un altro calendario. Utile quando hai un tuo calendario privato che consulti più frequentemente. Questa azione non genera nessuna notifica agli invitati.
Invia email agli invitati: questa azione permette di inviare una nuova notifica agli invitati. Utile quando qualche invitato non ha salvato l’evento sul suo calendario e non ritrova la prima email di notifica.
Come spiegato in precedenza ogni tuo invitato ad un evento/appuntamento riceve una mail con tutti i dettagli.
Per questo è importante che quando crei un evento/appuntamento tu inserisca quante più informazioni possibili.
Nel dettaglio la mail contiene:
Le attività, chiamate anche task, ti permettono di monitorare scadenze importanti o attività da svolgere nell’arco della giornata.
Le attività o task create in Google Calendar si integrano perfettamente con l’app Google Task per iPad e iPhone.
Per creare una nuova attività/task si inizia sempre dal tasto rotondo in basso a destra con il simbolo “+” colorato.
Nel menu che appare seleziona Attività.
Nella finestra che appare puoi definire tutti i dettali dell’Attività.
Come vedi nell'immagine sotto, la creazione di un'attività è molto più semplice di un evento/appuntamento.
Inoltre le attività/task non possono essere condivisi
Le funzioni più comuni che possono aiutarti ad impostare un’attività sono:
I promemoria sono ancora più semplici di Attività/Task e permettono di creare dei veri e propri alert che ti aiutano a ricordare qualcosa in un giorno specifico.
Per crearne uno premi il tasto rotondo nell’angolo in basso a destra con il “+” colorato.
Dal menu che appare seleziona Promemoria.
La finestra per impostare un promemoria è estremamente semplice.
Puoi definire:
Come per le Attività/task anche i promemoria non possono essere condivisi con altri.
Google ha creato gli obiettivi per permetterti di organizzare il tuo tempo per attività specifiche.
Gli obiettivi possono aiutarti a organizzarti nelle seguenti categorie:
Per creare un nuovo obiettivo premi il tasto rotondo nell’angolo in basso a destra con il “+” colorato.
Dal menu che appare seleziona Obiettivo.
Selezionando una categoria, ti farà poche domande per creare una programmazione ideale nel tempo, sulla base delle tue preferenze per permetterti di raggiungere l’Obiettivo.
Google Calendar ottimizzerà la programmazione tenendo conto di impegni già presenti in calendario e adatterà al meglio gli orari degli obiettivi.
Naturalmente se dopo aver pianificato i tuoi obiettivi, un giorno definirai un evento/appuntamento che si sovrappone, Google Calendar modificherà l’orario dell’obiettivo.
Inoltre più userai Google Calendar più sarà in grado di pianificare nel tempo gli orari migliori da dedicare ai tuoi obiettivi, anche quelli già impostati.
Naturalmente avrai sempre la possibilità di selezionare l’obiettivo fissato in un dato giorno e modificarne le impostazioni o eliminarlo.
Quando decidi di eliminare un obiettivo del giorno, potrai scegliere se eliminare solo quello specifico obiettivo o tutta le programmazione nel tempo dello stesso obiettivo.
Se hai seguito le indicazioni di questo tutorial sei in grado di adattare Google Calendar alle tue esigenze, impostare un evento/promemoria con invitati, luogo e Google Meet, definire un'attività, un promemoria e uno o più obiettivi.
Naturalmente tutto quello che creerai su Google Calendar nel tuo iPad verrà sincronizzato automaticamente con la versione web e quella per smartphone.
Avrai sempre la tua agenza a portata di mano, ovunque tu ti troverai.
Google Calendar è un ottimo prodotto anche per il business, infatti è inserito nelle app di Google Workspace, la piattaforma business di Google.
Spero che questo tutorial ti abbia aiutato a sfruttare al meglio Google Calendar, se hai ancora dei dubbi, scrivilo nei commenti.
Avevi mai usato Google Calendar prima di ora? Scrivilo nei commenti e fammi sapere cosa ne pensi.
Se non l'hai ancora fatto, scarica l'app Google Calendar per iPad.
