Se ti stai chiedendo come puoi condividere un file Microsoft 365 e avviare una collaborazione multi utente sullo stesso file, sei nel posto giusto.
Se ancora non hai un account Microsoft 365, scopri come attivarlo gratuitamente per uso privato. Leggi questo tutorial Microsoft Office, come attivare un account Office gratuito.
La collaborazione multi utente sullo tesso file è una funzionalità comune a sempre più software e permette di avere innumerevoli vantaggi (leggi questo articolo).
Le operazioni da svolgere sono le stesse sia con mac OS X, Windows o con un account Microsoft 365 Cloud.
In questo tutorial condividerò un file word, ma la procedura è identica per tutte le app di Microsoft 365 (Word, Excel, Power Point).
Basta chiacchiere e partiamo con il tutorial.
Per prima cosa apri Word e crea un nuovo documento (se hai un account Microsoft 365 online, accedi al tuo account e clicca sull’icona di Word).
A questo punto sei pronto per condividere il file.
Prima di entrare nel vivo, voglio dirti in che modo può avvenire la condivisione e quali permessi puoi assegnare alle persone con le quali condividi il file.
Adesso che conosci in che modo e quali permessi puoi assegnare, possiamo procedere con il descrivere le operazioni che devi eseguire per condividere il tuo nuovo documento word.
Con il documento Word, Excel o Power Point aperto segui questi pochi passaggi:
Ogni volta che un utente scrive o modifica il documento, tutti gli utenti con il quale è condiviso possono visualizzare in tempo reale il suo intervento e identificarlo con il nome e cognome (o le sue iniziali) posizionate sopra il cursore.
IMPORTANTE: puoi creare link diversi con permessi di accesso al file differenti. Sotto il link appena generato, apparirà la scritta Crea un altro link, se ci clicchi sopra potrai impostare un permesso diverso e generare un nuovo link, da condividere
Naturalmente come specificato in precedenza, per poter modificare un documento, l’utente deve essere in possesso di un account Microsoft 365.
Terminata questa procedura, il documento è condiviso e permetterà di gestire l’accesso simultaneo di più utenti, anche in modalità modifica.
Ogni utente con il permesso di accesso al documento ha la possibilità di scrivere commenti visibili a tutti.
Per scriverlo è sufficiente premere il tasto Commenti in alto a destra vicino al tasto Condividi.
Successivamente cliccare su Nuovo (se sul lato destro non appare la lista dei commenti e il tasto Nuovo, clicca sul tasto Commenti).
La presenza di un commento viene indicata da un'icona " 
" posizionate sulla parte destra del documenti, all'altezza del testo dove è stato inserito il commento.
Naturalmente ogni commento riporta il nome dell’utente, la data e l’ora in cui è stato scritto.
Puoi rispondere ad un commento, semplicemente rispondendo ad un già esistente.
Se invece clicchi sull’icona con tre punti 
in orizzontale (presente su ogni singolo commento), puoi eliminarlo o identificarlo com risolto facendolo diventare grigio.
Quando condividi un documento, il file viene spostato sul cloud, nel caso specifico su Microsoft One Drive del tuo account.
In questo modo potrai accedervi ovunque (anche da smartphone o tablet), o se preferisci da Microsoft 365 installato sul tuo Mac OsX e Pc Windows.
Adesso sei in grado di condividere un documento e lavorare in gruppo sullo stesso file, con qualsiasi app Microsoft 365 (Word, Excel, Power Point), indipendentemente se usi la versione Microsoft 365 su cloud o le app per smartphone, tablet, PC o Mac.
Spero che questo tutorial ti sia servito.
Scrivi nei commenti la tua esperienza.
