Microsoft 365, Collaborare in gruppo sullo stesso file

Tutorial
20/03/20
Antonio Buscio
853

Se ti stai chiedendo come puoi condividere un file Microsoft 365 e avviare una collaborazione multi utente sullo stesso file, sei nel posto giusto.

Se ancora non hai un account Microsoft 365, scopri come attivarlo gratuitamente per uso privato. Leggi questo tutorial Microsoft Office, come attivare un account Office gratuito.

La collaborazione multi utente sullo tesso file è una funzionalità comune a sempre più software e permette di avere innumerevoli vantaggi (leggi questo articolo).

Le operazioni da svolgere sono le stesse sia con mac OS X, Windows o con un account Microsoft 365 Cloud.

In questo tutorial condividerò un file word, ma la procedura è identica per tutte le app di Microsoft 365 (Word, Excel, Power Point).

Basta chiacchiere e partiamo con il tutorial.

Come avviare la condivisione

Per prima cosa apri Word e crea un nuovo documento (se hai un account Microsoft 365 online, accedi al tuo account e clicca sull’icona di Word).

A questo punto sei pronto per condividere il file.

Prima di entrare nel vivo, voglio dirti in che modo può avvenire la condivisione e quali permessi puoi assegnare alle persone con le quali condividi il file.

Tipo di condivisione

  1. Invita persona: attraverso l’indirizzo email e un breve messaggio di testo, il sistema invia un invito di condivisione (nota: puoi scrivere più indirizzi email se intendi condividere il file con più persone contemporaneamente).
  2. URL di collegamento: in questo caso il sistema genera un link univoco al tuo documento (con i permessi da te impostati). Devi solo copiarlo ed inviarlo via mail.

Permessi di condivisione

  1. Modifica: la persona con questo permesso ha la possibilità di modificare il file condiviso.
  2. Solo visualizzazione: in questo caso, la persona può solo visualizzare il file condiviso.

Adesso che conosci in che modo e quali permessi puoi assegnare, possiamo procedere con il descrivere le operazioni che devi eseguire per condividere il tuo nuovo documento word.

Procedura di Condivisione

Con il documento Word, Excel o Power Point aperto segui questi pochi passaggi:

  • Premi sul tasto Condividi che si trova in alto a destra.
Microsoft 365 condividere file
Clicca su "Condividi"
  • La finestra che si apre è un pannello di controllo, dove puoi scegliere in che modo vuoi condividere, i permessi da assegnare e gli utenti con i quali vuoi condividere il file.
  • A questo punto, puoi scegliere il modo con cui vuoi condividere il documento: Invita persona, URL di collegamento.
Microsoft 365 condividere file con più utenti
Scegli come condividere

Ogni volta che un utente scrive o modifica il documento, tutti gli utenti con il quale è condiviso possono visualizzare in tempo reale il suo intervento e identificarlo con il nome e cognome (o le sue iniziali) posizionate sopra il cursore.

Invita persona

  1. Inserisci la sua email e se vuoi scrivi un breve testo, magari per descrivere il documento che stai condividendo.
  2. Il passo successivo è scegliere il permesso di accesso. Quindi clicca sulla scritta Destinatari autorizzati alla modifica e abiliterai altri due menu a tendina (di default Microsoft 365 assegna alle persone che ricevono l'invito di condivisione, il permesso di modifica).
    • Primo menu definisce il permesso di accesso.
    • Secondo menu ti permette di specificare se l’utente deve o meno avere un account Microsoft 365.
    • E’ importante sapere che se vuoi condividere un documento e dare la possibilità di modificarlo, chi ricevere l’invito deve avere un account Microsoft 365, altrimenti potrà solo visualizzarlo.
  3. A questo punto puoi premere il tasto Condividi e il sistema invierà la email con l’invito di condivisione.
Microsoft 365 condividere file con più utenti
• Inserisci la email • scrivi un commento • definisci i permessi • condividi.

URL di collegamento

  1. Se scegli questo metodo di condivisione, puoi selezionare dal menu a tendina il tipo di azione che vuoi permettere alla persona o persone con le quali hai condiviso il file: Modifica o Solo visualizzazione.
  2. Quando premi sul tasto Crea link, il sistema genera un link al documento, e assegna a tutte le persone che riceveranno il link l’accesso al documento con il permesso selezionato al punto 1.
    • Attenzione: se selezioni Modifica e invii il link a 10 persone, tutte e 10 le persone potranno accedere e modificare il documento. Se invii un link con permesso di modifica ad una persona e questa lo inoltra ad un’altra persona, anche la seconda potrà accedere e modificare il documento.
  3. Adesso che il link è visibile, puoi copiarlo e incollarlo nel corpo della mail o di qualsiasi altra app desideri usare per condividerlo.
Condivisione file Microsoft 365 tramite url link
Seleziona i premessi di condivisione e clicca su "Crea Link"

IMPORTANTE: puoi creare link diversi con permessi di accesso al file differenti. Sotto il link appena generato, apparirà la scritta Crea un altro link, se ci clicchi sopra potrai impostare un permesso diverso e generare un nuovo link, da condividere

Naturalmente come specificato in precedenza, per poter modificare un documento, l’utente deve essere in possesso di un account Microsoft 365.

Terminata questa procedura, il documento è condiviso e permetterà di gestire l’accesso simultaneo di più utenti, anche in modalità modifica.

Commenti al documento

Ogni utente con il permesso di accesso al documento ha la possibilità di scrivere commenti visibili a tutti.
Per scriverlo è sufficiente premere il tasto Commenti in alto a destra vicino al tasto Condividi.

Successivamente cliccare su Nuovo (se sul lato destro non appare la lista dei commenti e il tasto Nuovo, clicca sul tasto Commenti).

La presenza di un commento viene indicata da un'icona " Office - commenti" posizionate sulla parte destra del documenti, all'altezza del testo dove è stato inserito il commento.

Naturalmente ogni commento riporta il nome dell’utente, la data e l’ora in cui è stato scritto.

Tipo di commenti

  1. Generici. Chi ha lasciato un commento non ha selezionato nessun testo.
  2. Specifici. L’utente ha selezionato una parte di teso in particolare e lasciato un commento.

Azioni sul commento

Puoi rispondere ad un commento, semplicemente rispondendo ad un già esistente.

Se invece clicchi sull’icona con tre punti Icona tre punti in orizzontale (presente su ogni singolo commento), puoi eliminarlo o identificarlo com risolto facendolo diventare grigio.

Dove viene spostato il documento

Quando condividi un documento, il file viene spostato sul cloud, nel caso specifico su Microsoft One Drive del tuo account.
In questo modo potrai accedervi ovunque (anche da smartphone o tablet), o se preferisci da Microsoft 365 installato sul tuo Mac OsX e Pc Windows.

In Conclusione

Adesso sei in grado di condividere un documento e lavorare in gruppo sullo stesso file, con qualsiasi app Microsoft 365 (Word, Excel, Power Point), indipendentemente se usi la versione Microsoft 365 su cloud o le app per smartphone, tablet, PC o Mac.

Spero che questo tutorial ti sia servito.
Scrivi nei commenti la tua esperienza.

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