In questa prima parte del tutorial inizierò a spiegarti tutto quello che devi sapere per lavorare senza compromessi con Google Documenti per iPad.
Grazie al sempre crescente numero di account Google (@gmail.com), l’uso di app come Documenti, Fogli e Presentazioni è sempre più comune, anche a livello professionale.
Google Documenti rappresenta un’ottima alternativa a Microsoft Word.
Fa parte della Suite Google che comprende anche app come Fogli e Presentazioni che sono rispettivamente le alternative a Excel e PowerPoint.
Oltre agli account gratuiti (@gmail.com), Google ha creato un pacchetto di app avanzate anche per il mercato Business (Google Workspace), con profili differenti e differenti costi in abbonamento.
Per accedere alle app di Google è sufficiente avere un account Google attivo.
L’account può essere di tipo privato e business:
Se sei interessato ad una soluzione per la tua azienda leggi questo articolo “GOOGLE WORKSPACE DI GOOGLE. STRUMENTI SMART PER AZIENDE”.
La creazione di un account Google non fa parte dello scopo di questo tutorial.
Se hai bisogno di crearne uno per uso privato, clicca qui e segui i pochi passaggi di Google.
La prima differenza di Google Documenti per iPad è la modalità di accesso all’App.
Se usi il tuo mac o Pc, per accedere a Documenti devi usare un browser, con il tuo iPad invece, puoi lavorare usando l’app nativa sviluppata da google.
L’app Google Documenti ti permette di lavorare su documenti salvati in Google Drive, in locale sul tuo iPad o qualsiasi altro supporto (hard disk esterno, chiavetta USB o anche un archivio sul cloud diverso da Google Drive), in modo semplice e intuitivo.
NOTA: Se il documento è salvato su Google Drive, puoi abilitare la funzione che ti permette di accedere e leggere o apportare modifiche al documento anche offline (senza connessione dati).
Non appena l’iPad torna sotto copertura internet, il sistema sincronizza il file con Google Drive, in totale autonomia, così avrai sempre tutto aggiornato all’ultima versione.
La User Interface di Google Documenti per iPad risulta semplificata rispetto alla versione web, questo non deve trarre in inganno perchè le funzioni ci sono quasi tutte, anche se parzialmente nascoste.
Menu principale Google Documenti versione WEB
Menu principale Google Documenti versione iPad
Come puoi vedere nella versione iPad le funzioni principali per la scrittura sono visibili nella parte superiore, mentre le funzioni avanzate e quelle non strettamente legate alla scrittura, sono all’interno di sotto menu posizionati in alto a destra.
Per prima cosa apriamo l’applicazione Google Documenti.
Se non hai mai usato l’app Documenti, neanche sul web, ti troverai in una schermata bianca, al contrario se hai già fatto uso di Google Documenti avrai la lista dei documenti in archivio.
Per creare un nuovo documento clicca sul tasto “+” colorato che si trova nell’angolo in basso a destra.
Scegli se creare un documento vuoto o accedere a modelli preconfezionati.
Questi ultimi ti permettono di scrivere un nuovo documento senza dover iniziare da zero.
Premendo su “scegli un modello” ti verrà mostrata la lista dei modelli preconfezionati da google e raggruppati nelle categorie Curriculum, Lettere, Istruzione, Lavoro e Personali.
Ai fini del tutorial ti suggerisco di scegliere un nuovo documento vuoto.
Scelto il tipo di nuovo documento, ti viene chiesto di nominare il documento appena creato.
Scrivi il nome nell’apposita finestra e premi “crea”.
Adesso sei dentro al tuo nuovo documento.
La visualizzazione di un nuovo documento in Google Documenti, potrebbe disorientare chi è abituato a vedere i bordi del foglio, ma nessuna paura c’è una soluzione.
Se preferisci scrivere con il foglio sempre visibile premi il menu in alto a destra con i tre puntini "..." dalla tendina che compare attiva la funzione “Layout di stampa”.
Se il foglio dovesse risultare ancora troppo grande, puoi cambiare il livello dello zoom come si fa con le foto, avvicinando o allontanando due dita sullo schermo.
Adesso che hai tutto sotto controllo e hai trovato la configurazione ideale, possiamo definire le proprietà del foglio.
Per accedere alle proprietà del foglio, premi il simbolo con i tre punti “…” posizionato in alto a destra e all’interno del menu che appare seleziona “Impostazione pagina”.
Selezionata la voce “Impostazione pagina” viene visualizzata la finestra che ti dà accesso a tutte le proprietà del foglio.
Le proprietà del foglio ti permettono di scegliere l’orientamento, il formato (A4, lettera o A3), i margini e il colore del foglio stesso.
L’orientamento permette di scegliere se impostare il foglio in verticale o orizzontale.
All’interno delle preferenze formato puoi selezionare il tipo di foglio sul quale vuoi scrivere e successivamente stampare.
Nelle preferenze Margini puoi scegliere tra alcune impostazioni standard oppure personalizzare i margini a seconda delle tue esigenze.
Per esempio se il documento che stai scrivendo dovrà essere stampato e rilegato, il margine che si troverà nel lato da rilegare sarà maggiore rispetto agli altri.
Le impostazioni del Colore ti permettono di cambiare il colore del foglio.
Nella parte superiore centrale si trova il menu principale con tutte quelle funzioni che normalmente userai durante la scrittura del documento.
Le prime quattro definiscono lo stile del testo Bold, Italico, Sottolineato e Barrato.
La quinta e la sesta funzione determinano il Colore del testo e il colore dello sfondo del testo (stile evidenziatore).
Subito dopo troviamo il gruppo di tre funzioni che permettono di definire il tipo di incolonnamento. In ordine abbiamo incolonnamento a sinistra, a destra e centrale.
A seguire le due funzioni che permettono di definire il tipo di elenco, se puntato o numerato.
Chiudono il menu principale la coppia di funzioni che permettono rispettivamente di ridurre il rientro del testo (spostano il testo verso sinistra fino ad annullare il rientro) e la funzione per aumentare il rientro del testo (spostano il testo verso destra, uno step alla volta).
Le funzioni del menu principale, permettono da subito di iniziare a scrivere un documento (anche se molto semplice).
Scopriamo adesso le funzioni che invece ti permetteranno di scrivere un documento più professionale.
Entriamo più nel dettaglio e scopriamo quali funzioni avanzate mette a disposizione Google Documenti per iPad.
Prima di entrare nei menu avanzati, voglio mostrarti come è semplice definire l’intestazione e il piè di pagina in Google Documenti.
A differenza di Microsoft Word per iPad (leggi il tutorial dedicato) che permette di accedere all’intestazione e il piè di pagina da una funzione specifica nei menu, in Documenti Google ha semplificato di molto la procedura.
Per accedere all’intestazione, ti basta cliccare nella parte in alto del documento (quella bianca dove non ti fa scrivere) per accedere all’area dedicata all’intestazione.
Qui puoi inserire immagini, loghi o scrivere tutte le informazioni che vuoi visualizzare nella parte superiore di tutte le pagine del documento (Esempio: il nome della tua azienda, il titolo del documento o un logo).
Lo stesso procedimento vale anche per il piè di pagina. Ti basta cliccare nella parte inferiore del foglio, dove normalmente non permette di scrivere, per visualizzare l’area del piè di pagina.
Come per l’intestazione tutto quello che scriverai in questa posizione verrà ripetuta su tutti i fogli del documento. Per esempio, potresti scrivere l’URL del tuo sito o il numero di pagina.
Nella parte superiore a destra trovi il menu specifico per modificare le proprietà del testo, del paragrafo e il layout della pagina.
Nell’immagine di seguito ho evidenziato l’icona e la posizione nel menu.
Vediamo insieme cosa permettono di fare le funzioni all’interno del sottomenu, iniziando dal primo a sinistra:
Al suo interno ci sono tutte le impostazioni che permettono di modificare le proprietà del testo.
Prima riga: ripete alcune delle proprietà presenti nel menu principale:
Grassetto, Italico, Sottolineato, Barrato, apice e pedice.
Seconda riga: permette di definire lo Stile del testo:
Normale (è lo stile che definisce il corpo del testo), Intestazione (ci sono diversi stili di intestazioni), Titolo (definisce lo stile dei titoli presenti nel testo) e sottotitolo.
Possono sembrare semplici impostazioni di tipo grafico, ma in realtà se usati correttamente permettono all’App Documenti di definire quali sono i capitolo, i paragrafi etc. Quindi hanno anche una funzione strutturale nella stesura del testo.
Personalmente ti consiglio di usarli.
Terza riga: scegli il font del testo da una lista di font messi a disposizione da Google.
Quarta riga: definisci la dimensione del testo.
Le funzioni successive sono “Colore testo” per cambiare il colore del testo, “Colore evidenziatore” per assegnare un colore allo sfondo del testo (per evidenziarlo).
L’ultima funzione è “Cancella formattazione” che se premuta ripristina la formattazione standard del testo selezionato.
In questo sotto menu troviamo tutte le impostazioni necessarie a formattare il paragrafo, ma andiamo con ordine e vediamo tutte le funzioni riga per riga.
Nella prima riga: qui troviamo i tasti per scegliere l’allineamento del testo:
allineamento a sinistra, allineamento al centro, allineamento a destra e l’ultimo è giustificato (ovvero il testo viene forzato a coprire l’intera riga).
La seconda riga: ospita le stesse funzioni che troviamo nel menu principale, ovvero ridurre il rientro del testo e aumentare il rientro del testo verso destra.
La terza linea: ospita anche lei le funzioni presenti nel menu principale, elenco puntato ed elenco numerato ma con una differenza importante, ovvero la possibilità di scegliere quale tipo di elenco puntato e quale tipo di elenco numerato.
Premendo una delle due funzioni si accede ad un sottomenu dove è possibile scegliere il tipo di elenco che si desidera tra numeri, lettere e simboli.
In fondo al sottomenu troviamo la funzione interlinea, che permette di impostare la distanza tra le righe del testo.
Le funzioni presenti all’interno di questo sottomenu ti permettono di impostare un testo in colonne e definire lo spazio tra loro e altro.
Colonne: questa funzione ti permette di dividere il foglio in una o più colonne (fino ad un massimo di 3).
Una colonna è l’impostazione standard di un documento le cui righe occupano tutta la larghezza del foglio.
Selezionando due o tre colonne si ottiene lo stesso risultato di un quotidiano stampato.
Prima viene completata una colonna dall’alto verso il basso e poi si passa alla colonna successiva, sempre dall’alto verso il basso e così via fino alla terza colonna.
Terminato il foglio si passa alla pagina successiva e alla prima colonna.
Spaziatura colonne: questo parametro permette di definire la distanza tra il testo nella prima colonna e il testo nella colonna adiacente.
Linea tra colonne: se abilitata, permette di visualizzare una linea tra una colonna e l’altra.
Direzione colonne: questa funzione permette di impostare il verso di lettura, dalla colonna sinistra verso le colonne di destra o viceversa.
Questo primo tutorial ci ha permesso di capire le funzioni base di Google Documenti per iPad, necessarie a scrivere un documento.
Nel prossimo tutorial ci addentreremo nelle funzioni più avanzate, che ti permetteranno di personalizzare ancora di più il tuo documento fino ad ottenere risultati professionali.
Leggi Google Documenti per iPad. Tutorial 2 di 2
Al termine di questi due tutorial, Google Documenti per iPad non avrà più segreti per te.
Potrai personalizzare ogni dettaglio del documento, incorporando immagini e tabelle.
Se ti interessa condividere il documento direttamente da Google Documenti per iPad leggi Google Documenti per iPad. Condivisione.
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