In questo secondo e ultimo tutorial dedicato a Google Documenti per iPad vedremo le funzioni avanzate.
Esploreremo il menu Inserisci per aggiungere elementi all’interno del documento (immagini, tabelle, link, commenti, indici, numero pagina, etc.).
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Il menu inserisci si trova a destra del menu principale ed è identificato con il simbolo +, al suo interno troveremo tutte le funzioni necessarie ad inserire elementi nel documento.
Di seguito l’immagine delle funzioni in esso contenute.
La funzione link ti permette di inserire link verso l’esterno del documento o anche al suo interno, come per esempio la possibilità di passare da un argomento ad un altro, semplicemente cliccando su una parola.
Quando selezioni Link il menu cambia e pare il sottomenu Inserisci Link dove puoi inserire il testo che appare nel documento e l'URL (campo Link) a cui questo testo deve rimandare una volta cliccato.
Se invece prima selezioni una parola o una sezione di testo e poi clicchi sulla funzione Link, il campo superiore del sottomenu Inserisci Link (il campo Testo) verrà riempito automaticamente con il testo selezionato, rendendolo cliccabile.
Come anticipato, la funzione Link permette anche di creare collegamenti interni allo stesso documento sfruttando le Intestazioni (vedi Google Documenti per iPad. Tutorial 1 di 2 capitolo Menu Testo, Paragrafo, Layout sezione Testo).
Come per i link esterni, compila il campo Testo del sottomenu Inserisci Link con la parola che vuoi rendere cliccabile (se preferisci seleziona un parola o una intera frase, prima di attivare la funzione Link).
Successivamente clicca sul menu Intestazioni che appare nella parte inferiore del sottomenu Inserisci Link.
Una volta cliccato, la tendina mostrerà tutte le intestazioni che abbiamo inserito all’interno del testo (capitoli, sotto capitoli, paragrafi, etc.), basterà selezionare una di queste per far sì che il testo una volta cliccato porti a quel capitolo, paragrafo o punto del documento.
Questa funzione permette di inserire commenti a parole, frasi o intere sezioni di testo.
Per aggiungere un commento ti basta selezionare la parola (o frase o sezione testo) e premere sulla funzione Commento.
Non appena premuto, la selezione diventa gialla e la funzione Commento permette di inserire un commento.
Il commento viene visualizzato da tutte le persone con le quali hai condiviso il documento, indicando anche l’utente che lo ha scritto.
Una volta che hai aggiunto un commento, ogni volta che cliccherai sulla parola o testo commentato, apparirà la sezione commenti, contenente l’eventuale discussione con altri utenti o la sua risoluzione.
Da qui puoi rispondere a chi ha aggiunto il commento o definire il commento come risolto.
Per eliminare un commento è sufficiente selezionare la parola o testo commentato e quando appare la finestra con i commenti, premere sull’icona con i 3 punti “...”, in alto a destra della finestra Commenti e poi selezionare Elimina.
Dopo la voce Commenti, troviamo la funzione Immagine che permette di inserire un disegno o una foto presente nella libreria Immagini dell’iPad o scattare una foto e aggiungerla direttamente all'interno del documento.
Se invece hai bisogno di caricare un’immagine da una cartella nell’app File, ti basta trascinarla all’interno del documento.
Iniziamo con l’inserimento di un’immagine presente nella libreria Foto dell’iPad.
Posiziona il cursore nel punto in cui vuoi che venga inserita la foto/immagine.
Seleziona la funzione Immagine, all’interno del menu Inserisci e successivamente seleziona “Dalle foto”.
Selezionando “Dalle foto” apre la finestra della libreria Foto dell’iPad dandoti la possibilità di selezionare l’immagine da inserire nel documento.
Premendo su Dalla fotocamera potrai scattare una foto ed inserirla direttamente nel punto in cui hai posizionato il cursore nel documento, senza abbandonare l’app Documenti.
NOTA: Se non hai mai usato questa funzione, cliccando su Dalla fotocamera, la prima cosa che ti verrà richiesta è l’autorizzazione per accedere alla fotocamera. Per poterla utilizzare devi dare il consenso.
Ti troverai all’interno dell’app fotocamera, con tutte le funzioni tipiche della fotocamera, non ti resta che inquadrare e scattare la foto.
Una volta scattata la foto, ti viene mostrata l’anteprima e potrai scegliere se scattarne una nuova (perchè non soddisfatto del risultato) o inserirla all’interno del documento.
Come si intuisce dal nome, la funzione Tabella permette di inserire tabelle all’interno del documento.
Quando selezioni la funzione, entrerai in un menu che ti permetterà di scegliere il numero di righe e colonne della tabella che desideri inserire nel documento. Una volta scelto non dovrai fare altro che premere Inserisci tabella.
Questa voce del menu serve solo ad inserire un riga di divisione all’interno del documento.
Ti basta posizionare il cursore nel punto in cui vuoi aggiungere la riga di divisione e premere la funzione.
Come dice la descrizione, questa funzione inserisce un’interruzione di pagina nel punto in cui è posizionato il cursore.
Quando si crea un’interruzione di pagina forzata, il documento crea una linea virtuale sopra il quale è possibile continuare a scrivere, mantenendo ciò che segue, sempre nella pagina successiva.
Questa funzione permette di inserire il numero di pagina sui fogli del documento, scegliendo anche la posizione.
Cliccando sulla voce nel menu, appare un nuovo menu che ti permette di scegliere dove inserire il numero di pagina.
Partendo dalla prima opzione a sinistra, verso destra:
Grazie a questa funzione puoi creare delle note a fondo pagina. Queste note verranno aggiunte automaticamente nella parte inferiore della stessa pagina.
Per aggiungere una nota non devi fare altro che evidenziare la parola o frase alla quale vuoi associare la nota e successivamente selezionare la funzione Piè di pagina.
Documenti creerà una riga a fondo pagina sotto la quale inserire la nota con lo stesso numero riportato vicino alla parola o frase evidenziata. A te non resta che scrivere la nota.
Come intuibile dal nome della funzione, selezionandola puoi aggiungere un segnalibro al tuo documento.
Il segnalibro può essere associato ad una parola o se preferisci ad una sezione di testo.
Per definire un segnalibro devi semplicemente evidenziare la parola o la sezione di testo interessato e selezionare la funzione Segnalibro dal Menu Inserisci.
Una volta attivato il segnalibro a sinistra del testo comparirà l’icona blu che identifica la presenza di un segnalibro.
Premendo sull’icona del segnalibro che appare a sinistra del testo, si apre una finestra dalla quale puoi accedere ad altre due funzioni.
La prima funzione ti permette di copiare il link associato e condividerlo con colleghi e amici.
Chi riceve il link, quando ci clicca sopra, viene rimandato esattamente al punto del documento in cui si trova il segnalibro. Comodo se vuoi porre l’attenzione su una sezione o parola specifica del testo.
La seconda funzione permette di rimuovere il segnalibro, di conseguenza i link condivisi perderanno di validità.
Ed eccoci all’ultima funzione del Menu Inserisci.
Questa funzione ti aiuterà a creare un indice del documento, semplicemente selezionando lo stile Sommario che preferisci.
Attenzione! Per poter sfruttare al meglio questa funzione, ti consiglio di usare gli Stili di testo che abbiamo visto nel tutorial Google Documenti per iPad. Tutorial 1 di 2 capitolo Menu Testo, Stile.
Se usi correttamente gli stili testo come Normale, Intestazioni (da 1 a 6), Titolo e Sottotitolo permetterai a Google Documenti di riconosce la divisione in paragrafi e sezioni visualizzandoli nell'indice, specificando anche il numero di pagina in cui si trovano.
Per attivare il sommario è sufficiente che posizioni il cursore nel punto del documento in cui vuoi inserire l’indice e successivamente selezioni Sommario e successivamente uno dei due stili disponibili.
I due stili di Sommario disponibili hanno caratteristiche e usi diversi.
Il primo crea un sommario o indice con i numeri di pagina, comodo se devi stampare il documento che stai scrivendo e condividerlo in formato cartaceo.
Il secondo crea un sommario/indice con i link diretti a paragrafi o sezioni del testo identificati a seconda dello stile. Molto utile se devi condividere il documento in formato elettronico come file Documenti, Word o meglio ancora PDF.
Chi riceve il documento può saltare direttamente al paragrafo o sezione del testo, semplicemente cliccando sulla voce del sommario/indice che gli interessa.
Con questo secondo tutorial su Google Documenti abbiamo concluso tutte le funzioni necessarie a creare un documento completo e professionale con iPad.
Il prossimo tutorial sarà specifico sulla condivisione del documento, l'esportazione in vari formati e la creazione di copie.
Alla fine l'app Documenti di Google per iPad non avrà più segreti.
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