In questo tutorial ci focalizziamo sulle funzioni avanzate per condividere, salvare una copia, inviare e convertire in PDF o Word (.docx) un documento creato con Google Documenti per iPad.
Esploreremo le funzioni presenti nel menu Condividi ed esporta all'interno del menu Documento identificato con i 3 punti "..." che trovi nell'angolo in alto a destra.
All'interno di questo menu trovi anche alcune funzioni avanzate che ho già trattato nel tutorial Google Documenti per iPad. Tutorial 1 di 2 capitolo Visualizza il Foglio e Proprietà del Foglio.
Se non l'hai ancora fatto leggi anche:
Google Documenti per iPad. Tutorial 1 di 2
Google Documenti per iPad. Tutorial 2 di 2.
Entra del menu Documento (identificato con i 3 punti "...") e seleziona la voce Condividi ed esporta per accedere alle funzioni per inviare, condividere, stampare, convertire in Word o PDF e creare una copia del documento.
Questo è un menu estremamente importante, soprattuto se lavori con documenti condivisi, magari sfruttando Google Workspace con il tuo team di lavoro.
Entriamo nel dettaglio delle singole funzioni.
È una funzione estremamente importante, soprattuto se lavori in Smart Working e sei un Digital Worker.
Selezionando Condividi, viene visualizzato il pannello per abilitare la condivisione del tuo documento con colleghi e amici, definendo anche i permessi di accesso.
Ma andiamo per gradi e vediamo insieme tutti i passaggi per avviare la condivisione.
Cliccando sul campo 1, puoi inserire l'email del contatto (che viene riconosciuto se presente all’interno della rubrica contatti di Google), puoi definire i permessi di condivisione e scrivere un breve messaggio.
Il campo A apre il menu con i permessi di condivisione:
La sezione B permette di scrivere un breve messaggio, che verrà comunicato al momento della condivisione.
Il tasto C dà inizio alla condivisione e contestualmente invia una mail a tutti gli utenti con il quale hai deciso di condividere il documento.
Il contatto con il quale condividi il documento, riceverà una mail con i parametri di condivisione, il breve messaggio che hai scritto e il link per accedere al documento condiviso.
Esempio di email:
Se per qualsiasi motivo hai bisogno di modificare i permessi di condivisione con uno dei contatti, puoi farlo sempre dal pannello Condividi.
Segui questi semplici passi.
Apri il pannello Condividi:
All’interno della finestra seleziona il menu con i tre punti "..." e poi Chi ha accesso.
In alternativa puoi selezionare uno dei contatti riportati nella parte inferiore della finestra, accederai comunque allo stesso pannello.
In questo pannello seleziona il contatto al quale vuoi cambiare i permessi di accesso.
Apparirà al suo fianco i possibili permessi di accesso.
Quindi seleziona il nuovo permesso da associare al contatto.
A questo punto il contatto potrà interagire con il documento, sulla base del nuovo permesso a lui assegnato.
Naturalmente non puoi modificare i tuoi permessi di accesso se risulti essere il proprietario del documento (ovvero il creatore).
I contatti che hanno i permessi di Editor, possono modificare i permessi di accesso di altri utenti, tranne quello del proprietario/creatore del documento.
ATTENZIONE: i contatti con proprietà di Editor potranno a loro volta condivide il documento con altri utenti aggiungendoli alla lista o attivando la condivisione tramite link.
Per questo motivo ti consiglio di prestare attenzione ai permessi con i quali condividi il documento.
Questa funzione permette di condividere il documento inviando direttamente un URL al tuo contatto. Per farlo ti basta attivare la funzione.
Il tasto subito dopo (2) Copia Link copia l’URL in memoria e ti permette di inserirlo all’interno del corpo di una mail o in qualsiasi altra app che vuoi usare per condividerlo, semplicemente premendo cmd+v.
Di default il sistema imposta i permessi di condivisione tramite link, come Visualizzatore.
Quindi chi riceve il link può solo visualizzare il documento, senza possibilità di interagire con commenti o modifiche.
Se vuoi modificare i permessi di accesso di tutti i contatti ai quali hai inviato il link ti basterà accedere al solito pannello Condividi.
ATTENZIONE: modificando i permessi di accesso tramite link, modificherai i permessi di accesso anche ai contatti che hanno già ricevuto lo stesso link in passato. Quindi fai attenzione al tipo di permessi che assegni con Link.
All’interno del pannello Condividi, accedi alla lista dei contatti con accesso.
Nella parte inferiore è riportato (con icona Link verde) il link di condivisione del documento.
Per modificare i permessi di accesso a tutti coloro a cui hai inviato il link e ai futuri contatti ai quali hai intenzione di inviare il link, devi cliccare su Cambia.
Apparirà il menu con le proprietà di accesso.
A questo punto devi solo selezionare il nuovo permesso di accesso e il gioco è fatto.
Selezionando questa funzione potrai inviare una copia del documento.
Che differenza c’è tra condividere e inviare una copia?
Condividendo un documento tutti possono accedere, modificare, leggere e/o commentare lo stesso file (a seconda dei permessi). In questo modo tutti interagiscono sullo stesso file e possono seguire le azioni degli altri utenti sul documento.
Inviare una copia invece, crea un file totalmente diverso e a sé stante. Questo significa che l’originale non viene manomesso in nessun modo.
Quando selezioni Invia una copia appare una finestra dalla quale puoi scegliere il formato di file in cui convertire il documento da inviare.
Puoi scegliere se inviare una copia del documento in formato PDF o convertirlo in formato Word (.docx) al momento dell’invio.
Nel primo caso ovviamente invierai un documento non modificabile in PDF (magari la stesura finale del documento), nel secondo caso invierai un formato modificabile anche tramite Microsoft Word.
Una volta selezionato il formato, premi OK e Google Documenti inizierà la conversione.
Terminata la conversione apparirà il menu di condivisione classico di iOS dove puoi scegliere l’app con la quale desideri condividere la copia del documento.
Quando selezioni questa funzione Google Documenti creerà una copia del documento in formato leggibile e modificabile con Microsoft Word.
Una volta che Google Documenti termina la conversione, viene creata una copia del documento all’interno di Google Drive (nella stessa posizione in cui si trova il documento originale) con estensione .docx, quindi compatibile con Microsoft Word.
ATTENZIONE! Questo formato non permette di attivare le funzioni di condivisione con altri utenti.
Questo tutorial su Google Documenti per iPad, specifico del menu Condividi ed esporta ci ha permesso di approfondire le funzioni specifiche per la condivisione del documento, la sua conversione in PDF e Word .docx e l'invio di una copia.
Ora hai il pieno controllo di Google Documenti per lavorare in Smart Working con i colleghi.
Come hai trovato questo tutorial su Google Documenti per iPad?
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Se non l'hai ancora fatto, scarica l'app Google Documenti per iPad.
OTTIMA SPIEGAZIONE. GRAZIE E COMPLIMENTI