Parliamo di Home e Smart Working, i punti in comune, le differenze e soprattutto dei Tool indispensabili per poterli applicare.
Prima di procedere vorrei chiarire che Home Working e Smart Working non sono sinonimi, anche se spesso se ne sente parlare come se fossero la stessa cosa.
Gli unici punti in comune sono la delocalizzazione della postazione di lavoro, rispetto all’azienda per la quale si lavora e in entrambi i casi si tratta di contratti di lavoro dipendente.
Va specificato inoltre, che per poter sfruttare i vantaggi di queste due modalità di lavoro, l’Home e lo Smart working, l’azienda deve investire e munirsi di Tool che lo permettano.
L’Home Working o “telelavoro” in italiano, vincola il lavoratore nella scelta della postazione, dovrà coincidere con la sua disponibilità ma dovrà anche essere fissa e definita nel contratto con l’azienda.
Il nome stesso “Home” definisce la stabilità della postazione e può essere cambiata solo in accordo con l’azienda.
Gli strumenti e i supporti necessari a svolgere le mansioni lavorative, sono forniti dall’azienda, che ne è direttamente responsabile.
Anche l’orario di lavoro, viene preventivamente definito nel contratto nel rispetto dei limiti di legge e dei contratti collettivi applicati.
Nella pratica l’Home Working è un trasferimento del luogo di lavoro, al di fuori dell’azienda.
Lo Smart Working o “lavoro agile” in italiano, a differenza dell’Home Working, non ha vincoli.
Questo significa che il dipendente può scegliere in autonomia dove lavorare al di fuori dell’azienda, al suo interno, in ambienti predisposti al co-working, huddle room o in qualsiasi altro posto a lui più congeniale.
Lo stesso vale per gli orari di lavoro. Il dipendente, anche in questo caso, sceglie in autonomia quando lavorare.
Come per l’Home Working gli strumenti e i supporti necessari a svolgere le mansioni lavorative, sono forniti dall’azienda, che ne è responsabile.
Naturalmente adottare l’Home Working o lo Smart Working è determinato dalle necessità delle parti coinvolte e dal tipo di lavoro svolto, non tutti i lavori possono essere svolti in Home o Smart Working.
Per propria natura la modalità di lavoro in Home o Smart Work (ancora di più il secondo, non avendo vincoli di orario) richiedono un cambio radicale nei processi organizzativi, di sviluppo e di gestione dei progetti all’interno dell’azienda.
Il passaggio dalla tradizionale organizzazione basata sulle ore lavorate ad una più dinamica ed efficiente basata su obiettivi (o task).
Queste procedure permettono all’intero Team di sapere cosa fare mantenendo una visione di insieme del progetto.
Inoltre garantisce al management la possibilità di verificare lo stato di avanzamento del progetto e il coinvolgimento dei membri del team in qualsiasi momento.
Garantendo una pianificazione accurata a breve e medio termine.
I vantaggi nell’adottare gli strumenti in grado di praticare l’Home e lo Smart Working si ripercuotono in ogni aspetto aziendale, da quello organizzativo a quello economico.
Migliorano i rapporti tra management e membri dei team che hanno obiettivi (task) specifici con timing precisi e concordati.
Visibilità costante e completa dell’andamento del progetto, dei singoli task e dei team di lavoro, che garantiscono una pianificazione puntuale del progetto nel suo insieme.
Abbattimento dei confini geografici. L’azienda ha la possibilità di reclutare risorse e talenti indipendenti dalla sola disponibilità locale, in virtù proprio della delocalizzazione del posto di lavoro.
Non sono da trascurare i benefici immediati per ogni membro del team.
Questi vanno dalla possibilità di vivere in una località differente dalla propria azienda, risparmiare sui costi di trasporto e la migliore gestione dei propri impegni privati.
La somma dei benefici per i membri del team ha dimostrato un incremento della produttività e un aumento significativo della fedeltà all’azienda.
Inoltre, porta con sé anche vantaggi per la collettività, come la riduzione dell’impatto ambientale dovuta ai trasferimenti casa-lavoro-casa.
I vantaggi del lavoro remoto, non devono far comunque sottovalutare l’importanza del contatto e condivisione con il team e i propri colleghi tutti, siano essi in ufficio o meno.
È molto importante creare momenti di aggregazione e condivisione.
Meeting settimanali di allineamento tra i membri del team.
Organizzare attività di incontro periodiche (team building o retreat), per permettere ai team e a tutti i dipendenti di conoscersi e approfittare per comunicare piani a medio e lungo periodo.
Anche se alcuni tool (i più importanti) dovrebbero essere predefiniti dalla tua azienda, come le piattaforme o strumenti di project management, altri puoi sceglierli per ottimizzare il tuo tempo e aumentando le tue performance senza stress.
Personalmente sconsiglio l’uso di whatsapp per le comunicazioni di lavoro, suggerisco piuttosto l’uso di strumenti più professionali e concepiti per lo scopo, soprattutto per differenziarli da quelli che usi per scopi privati.
La lista, che ti propongo, contiene i software più utilizzati allo scopo ma ne esistono anche altri.
Google ha reso gratuita l'app Google Meet, per tutti i possessori di account Google.
È uno strumento estremamente potente e sicuro e permette di avviare meeting con più di 250 partecipanti.
Gli invitati possono partecipare alla videoconferenza usando un computer con browser web (non richiede l'installazione di app), oppure da un tablet o smartphone tramite l'app Google Meet
Permette di condividere lo schermo, di avere una sezione chat dedicata al meeting e molte alte funzioni avanzate.
Inoltre, grazie al riconoscimento vocale di Google le riunioni, diventano più accessibili attraverso i sottotitoli in tempo reale (attualmente il servizio è offerto solo per la lingua inglese).
È disponibile l'App per Android e Apple iOS.
Per sfruttare Google Meet è sufficiente un account Google.
È integrata nel pacchetto di app disponibili con l’account Google.
Si sincronizza automaticamente con tutti i dispositivi sui quali l’hai installata.
Inoltre se avvii una conversazione sul computer, puoi continuare a chattare su un altro dispositivo, come il tuo smartphone.
Per usufruire di Google Hangouts è necessario avere un account Google.
È un’app di messaggistica gratuita versatile.
Permette di creare canali specifici per team o progetto e può essere integrata con altri tool come Google Drive, Office 365, DropBox, Trello, Salesforce, Asana e altri.
Nella versione gratuita permette video chiamate con un solo utente per volta.
Più si sale con il tipo di abbonamento e maggiori sono i servizi offerti, ad esempio con la versione Standard è possibile effettuare video chiamate fino a 15 utenti.
Se vuoi saperne di più su Slack clicca qui.
Permette oltre alla chat anche video o audio chiamate di gruppo.
Questo ti permetterà di essere sempre in contatto anche con l’intero team di lavoro.
Inoltre è gratuito.
Tenendo conto delle risorse impiegate da Microsoft sulla nuova piattaforma Teams, è possibile che il servizio di Skype (e soprattutto la versione Skype for Business) potrebbe presto essere soppiantato da quest'ultimo, più sicuro e con strumenti specifici per il business.
Se vuoi scaricare l'ultima versione di Skype clicca qui.
Se hai bisogno di uno strumento per gestire i tuoi Task (anche personali) oltre a quelli presenti nella piattaforma di Project Management della tua azienda, te ne suggerisco alcuni.
Molto semplice da usare, nella versione gratuita ha le funzioni minime, ma più che sufficienti per gestire i propri task/obiettivi.
Disponibile per smartphone iOS, Android e come piattaforma web.
Disponibile anche in lingua italiana.
Se vuoi saperne di più su Trello clicca qui.
Un’app molto versatile, ottima per tenere sotto controllo i propri obiettivi e task, sia lavorativi che privati.
Gode di una grafica essenziale, pulita, semplice e nella versione a pagamento anche personalizzabile.
Disponibile come App per iOS, Android, macOS, Win e in versione web. A breve sarà disponibile anche per smart Watch.
Disponibile anche in lingua italiana.
Se vuoi saperne di più su Any.do clicca qui.
È un task manager flessibile e molto semplice da utilizzare.
Disponibile come App per iOS, Android, Win, macOS e come plugin per Safari, Google Chrome, Firefox.
Anche in lingua italiana.
Se vuoi saperne di più su Todoist clicca qui.
Di seguito ti suggerisco alcune applicazioni che possono aiutarti a tenere traccia del tempo che trascorri lavorando al computer.
Uno dei tool più usati, semplice e versatile.
Tutte le versioni permettono di usufruire di un periodo di prova di 30 giorni.
Se vuoi saperne di più su Toggl clicca qui.
L’applicazione permette di monitorare tutte le operazioni che svolgi al computer (e mobile) durante l’orario di lavoro.
Tiene anche conto delle app che utilizzi.
Disponibile anche come app per iOS e Android.
Free per utente singolo con funzioni limitate.
Esistono anche versioni Pro, Premium e Enterprise il cui prezzo varia a seconda del numero di utenti.
Per ognuno dei pacchetti sono presenti funzionalità aggiuntive che si sommano dalla Pro all’Enterprise.
Se vuoi saperne di più su DeskTime clicca qui.
Disponibile in versione FREE per singolo utente.
Permette di tenere traccia del tempo dedicato al lavoro e tra le altre funzionalità, monitora anche l’uso del mouse e della tastiera.
Disponibile come app per iOS, Android, macOS, Win e Linux oltre che come piattaforma web.
Se vuoi saperne di più su Hubstaff clicca qui.
Come detto, lavorare adottando lo smart working comporta alcuni cambiamenti nel metodo, ma soprattutto nella distribuzione dei compiti e la verifica dei risultati.
Nulla di complicato e i tools che ho elencato in questo articolo possono esserti di aiuto.
Tu quali strumenti usi per lavorare in Smart Working?
Ne hai altri da consigliare?
Scrivilo nei commenti.
