Condividere e collaborare grazie al cloud

Se continui ad inviare decine di email con lo scopo di condividere lo stesso documento modificato e revisionato?
Credo sia arrivato il momento anche pre te di cambiare metodo di lavoro e passare alla condivisione e collaborazione sfruttando le piattaforme cloud.

Sempre più software incorporano tecnologie che permettono di condividere e collaborare grazie al cloud, in modalità multi utente.

Tre delle piattaforme cloud più diffusi nel business e non solo sono Google Workspace, Microsoft 365 e Apple iWork.

Perchè passare al cloud

Fino ad oggi ognuno di noi ha lavorato alla propria postazione (fissa o portatile), ognuno con i software installati sul proprio personal computer o tablet.
I documenti venivano creati da noi o da un nostro collega sui nostri pc o tablet e poi condivisi via email oppure caricati su un server aziendale per eventuali commenti e modifiche.
I file creati non permettono di essere aperti contemporaneamente da più persone/colleghi e inviandoli via email c'è il rischio di perdersi qualche cambiamento apportati dal team di lavoro.
Altri problemi con il metodo tradizionale:

• Confusione che può derivare dal numero di copie sempre crescente dello stesso documento.
• Nei casi in cui il nome del file non viene modificato (quindi viene sovrascritto), si perde lo storico delle modifiche e l’unico modo per ricostruirlo è ricercare le vecchie copie all’interno di email invite o ricevute.

I software di oggi permettono di cambiare completamente paradigma migliorando la produttività riducendo gli errori.

Quindi se hai bisogno che più persone accedano al tuo documento apportando modifiche, la cosa più logica è lavorare sullo stesso file.

Inoltre grazie alla condivisione puoi definire i permessi di accesso al file (documento), determinando chi può apportare modifiche e chi invece può solo leggerli.

Niente più copie inutili dello stesso documento… ma soprattutto niente copie sbagliate e non aggiornate che girano nel team di lavoro.

I vantaggi del cloud

I vantaggi sono molti e anche se ogni piattaforma ha un suo formato nativo per i documenti, i fogli di calcolo e presentazioni, sia Apple iWork che Google Workspace sono in grado di leggere e modificare file generati con Microsoft 365 (Word, Excel, Powerpoint).

Lavorando in team ecco alcuni dei vantaggi della condivisione cloud:

• Il file è unico, risiede sempre nello stesso posto e viene aggiornato in modo dinamico da tutti gli utenti abilitati.
• Se necessario è possibile anche abilitare determinati utenti alla sola lettura del file (impedendo loro di apportare modifiche).
• Non è più necessario inviare mail ad ogni modifica, rischiando di sovrascrivere sezioni modificate da altri e perdendo il conto delle revisioni.
• Ogni utente abilitato può aggiungere le proprie note, spiegando il motivo della modifica.
• Ogni modifica apportata viene evidenziata agli altri utenti, con il nome utente e la data in cui è tata effettuata.
• Nel caso di accesso contemporaneo allo stesso file condiviso, ogni utente sa sempre chi sta lavorando sul documento in quel momento e cosa sta facendo.

Puoi attivare un account Apple, Google e Microsoft 365 gratuitamente.
Scopri come attivare un account Microsoft 365 gratuito.

In Conclusione

Lo smart working o più in generale il digital working, permettono di ottenere il massimo dal condividere e collaborare attraverso il cloud.

Anche tu fai uso del cloud per condividere e collaborare?
Condividi la tua esperienza nei commenti.

Potresti trovare interessare

• Google Drive, condividere e collaborare sullo stesso documento
• Microsoft 365, come attivare un account gratuito
• Google Documenti. Tutorial per iPad. 1 di 2
• Microsoft 365, Collaborare in gruppo sullo stesso file