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Google Drive, condividere e collaborare sullo stesso documento

Tutorial
25/09/20
Antonio Buscio
915

La condivisione di documenti online, sta diventando sempre più comune, non solo in ambito professionale e permette di ottenere innumerevoli vantaggi (leggi questo articolo per approfondire).

In questo tutorial inizieremo con la creazione di un uovo documento, ma la procedura di condivisione è la stessa anche con documenti già esistenti e presenti in Google Drive.

La stessa procedura è valida anche per file creati con Google Fogli e Google Presentazioni oltre che con Google Documenti.

Se non ti è mai capitato di condividere o collaborare con più persone sullo stesso documento, questo tutorial ti mostrerà come farlo sfruttando i servizi di Google.

Se vuoi scoprire come condividere un documento con l'app Google Documenti (Documents) per iPad leggi questo tutorial: Google Documenti per iPad. Tutorial per la Condivisione.

Naturalmente richiede un account Google.
Se vuoi creare un account Google, per uso privato, segui le semplici indicazioni a questo link.

Creazione di un nuovo documento

Iniziamo con la creazione di un nuovo file da Google Drive.
Perchè da Google Drive? Perchè per creare file di testo, foglio di calcolo, presentazione o altro devi accedere al tuo Google Drive.

Esegui l’accesso a Google (inserendo le tue credenziali mail e password).
Entra in Google Drive.
Se non sai come entrare in Google Drive, segui queste indicazioni:

  1. Clicca sull’icona composta da nove puntini disposti a quadrato che si trova in alto a destra, a sinistra dell'immagine utente.
  2. Quando si apre la tendina con all’interno i servizi che più utilizzi, cerca Google Drive e cliccaci sopra.
  3. Adesso sei all’interno del tuo disco Google sul cloud.

A questo punto puoi creare un nuovo file cliccando sull’icona in alto a sinistra con un grande + colorato e la scritta Nuovo, che si trova sotto il logo Drive.

All'interno della tendina che si apre troverai una serie di funzioni, tra cui Documenti Google, Fogli Google e Presentazioni Google (che sono i corrispettivi di Word, Excel e Power Point di Microsoft 365).

Clicca su Documenti Google. (Scopri il tutorial Google Documenti per iPad)

Se clicchi sulla piccola freccia che appare alla sua sinistra, potrai scegliere se creare un documento di testo vuoto o crearne uno partendo da un modello preconfezionato da Google (ce ne sono di molti tipi, lascio a te il piacere di esplorarli).

Creato il nuovo file si aprirà un editor di testo avanzato, è una versione semplificata dell'editor di testo che sei abituato a vedere in Word (Microsoft), ma sufficientemente potente e versatile con il quale è possibile soddisfare anche i palati più esigenti (e viene aggiornato periodicamente).

NOTA: Operando sul cloud, non avrai bisogno di salvare i file sui quali stai lavorando, perchè vengono salvati dinamicamente, durante la lavorazione. Bella comodità vero?

Condivi il documento

Per condividere il documento con colleghi o amici, premi sul tasto blu in alto a destra Condividi.

Dove premere per avviare la condivisione

Se non hai già dato un nome al documento, dovrai inserirlo prima di condividerlo.
Si aprirà una finestra, dove potrai scegliere come condividerlo.

Condivisione attraverso Nome o email

All'apertura della finestra di condivisione, scrivi il nome del tuo contatto o la email della persona con la quale vuoi condividere il documento e premi invio (sulla tastiera).

Inserire utente Condivisione documenti Google - antoniobuscio.com

Dopo aver inserito il nome o la email, avrai la possibilità di scrivere un breve messaggio, magari per spiegare cosa stai condividendo o dare indicazioni su cosa modificare o controllare, infine puoi impostare i permessi di accesso.

Definizione messaggio e permessi - condivisione Google - antoniobuscio.com

Terminato di compilare tutti campi e definito i permessi, premi su Invia per condividere il documento.

Prima di procedere è importante sapere che le persone con la quali condividi il documento, se vuoi che possano modificarlo e quindi collaborare, devono avere un account Google.
In caso contrario potranno solo visualizzarlo, a prescindere dai permessi assegnati.

Una volta condiviso il documento, anche il tasto in alto a destra cambierà, mostrando mostrando il simbolo di condivisione.

Condivisione File - Permessi 3

Permessi di condivisione

Indipendentemente dal modo in cui decidi di condividere il documento, puoi scegliere di assegnare o meno delle limitazioni ad ogni singola persona, determinando il tipo di interazione:

  1. Visualizzatore: potrà solo visualizzare il documento.
  2. Commentatore: avrà la possibilità di scrivere solo commenti.
  3. Editor: gli utenti con questo permesso, potranno apportare modifiche al documento.

Puoi condividere il documento anche inviando un link.
In questo caso puoi definire i permessi, ma questi varranno per tutte le persone che entreranno in possesso del link, anche se non l'hanno ricevuto da te.
Quindi attento quando usi questo metodo di condivisione.

Vediamo come devi procedere:

  1. Clicca sempre sul tasto in alto a destra Condividi
  2. Nella finestra che si pare clicca su Copia Link
  3. Definisci i permessi di accesso al tuo documento
  4. Copia il link nel campo verde ed invialo come preferisci.
Condividi Documento Google tramite Link - antoniobuscio.com
Definisci permessi condivisione documento Google tramite link - antoniobuscio.com

Gestisci premessi particolari

Ci sono due funzioni piuttosto importanti che ti consiglio di prendere in considerazione quando condividi un documento:

  1. Gli editor possono modificare le autorizzazioni e condividere.
  2. Visualizzatori e commentatori possono vedere l'opzione per scaricare, stampare e copiare.

La prima quando selezionata, impedisce alle persone con le quali condividi il documento, di condividerlo a loro volta, invitando nuove persone e/o modificare i permessi di condivisione di utenti.
La seconda quando selezionata, impedisce di scaricare, stampare o copiare il documento a chi hai abilitato i permessi di condivisione limitati a commenti e visualizzazione.

Pannello Permessi utenti condivisione documenti google - antoniobuscio.com
Permessi speciali Condivisione Documenti Google - antoniobuscio.com

L’importanza di queste due funzioni dipendono dal tipo di condivisione e dal suo fine ultimo, magari non è il tuo caso, ma è giusto che tu sappia che esistono.

Condividi un documento da Google Drive

Il principio è lo stesso che hai già sperimentato nella sezione precedente.
L’unica differenza è che una volta in Google Drive, non devi cliccare sul tasto + con la scritta Nuovo, ma sull’icona Il mio Drive.

Cliccandoci sopra visualizzerai tutti i documenti e le cartelle presenti nel tuo Drive.
Puoi navigare all’interno delle cartelle cercando il file che ti interessa condividere o se preferisci, scrivere il suo nome in alto nel campo “Cerca in Drive”.

Una volta identificato, non avrai bisogno di aprirlo, ti basterà cliccare con il tasto destro del mouse sul file e selezionare, dal menu a tendina, “Condividi”.

A questo punto si aprirà la finestra di condivisione che hai già imparato a conoscere, nella sezione recedente. Da qui puoi decidere se attivare la condivisione via link o inserendo email o nome della persona.

Puoi decidere di condividere qualsiasi file, con chiunque tu voglia.

Naturalmente se desideri condividere un file con l’intenzione di lavorarci in gruppo, il tipo di file deve essere tra quelli compatibili con Google (esempio: Documenti Google, Fogli Google, Presentazioni Google, Disegni Google, Moduli Google, etc.).

Usa il tuo smartphone o tablet

Grazie alle app di Google per smartphone e tablet, sarà possibile avere gli stessi servizi in un palmo di mano.

Potrai accedere al tuo Google Drive e sfogliare i file che hai salvato, aprirli in Documenti Google, Fogli Google, Presentazioni Google e altro, direttamente sul tuo dispositivo.

Inoltre potrai condividere e collaborare sullo stesso documento, nello stesso modo in cui lo fai da browser.
Leggi il tutorial di Google Documenti specifico per iPad.

Gestisci i file creati con Microsoft 365

Se ti capita di lavorare spesso con file creati con Microsoft Office, ti consiglio di installare la seguente estensione, sul tuo browser Chrome.

Con gli ultimi aggiornamenti, Google ha incorporato buona parte delle funzionalità date da questa estensione.

Scarica l'Editor Office

Visualizza e modifica file di Microsoft Word, Excel e PowerPoint con Documenti, Fogli e Presentazioni Google senza dover installare Microsoft Office sul computer.

L'estensione è compatibile solo per il browser Google Chrome
Chicca qui per aprire la pagina dell'estensione Chrome.

Una volta installata l'estensione in Google Chrome, potrai aprire i file di Microsoft 365 (il nuovo Office) in Google Drive, Gmail, Documenti, Fogli e Presentazioni.

Formati supportati dall'Editor Office

.doc, .docx, .xls, .xlsx, .ppt, .pptx

Questo utile plugin di Google Chrome ti permette di leggere e modificare i file creati con Microsoft 365, inoltre se vuoi condividere e lavorare in gruppo su un file Word, Excel o Power Point grazie a questa estensione, premendo sul tasto condividi, ti verrà chiesto di convertire il file nel formato corrispondente, compatibile con Google.

Terminata la conversione, Google creerà una copia del documento permettendoti così di condividerlo con altri utenti e modificarlo, senza intaccare l’originale.

In Conclusione

Spero che questo breve tutorial ti abbia aiutato a capire come condividere un documento, ma soprattutto ti abbia permesso di capire le potenzialità offerte da Google nella condivisione e lavoro in gruppo sullo stesso documento.

Naturalmente puoi accedere ai servizi Google da qualsiasi Browser di ultima generazione, ma personalmente ti consiglio di usare il browser Google Chrome, perchè è in grado di gestire al meglio tutte le funzionalità anche le più avanzate.

Potresti trovare utili anche questi articoli:
Condividi e lavora in gruppo con Microsoft Office

Scopri anche i tutorial specifici per iPad:
Tutorial Google Documenti per iPad
Tutorial Google Calendar per iPad
Tutorial Microsoft Word per iPad

12 comments on “Google Drive, condividere e collaborare sullo stesso documento”

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  2. Salve ma nella parte inferiore io non ho nessuna opzione di disattivazione del download. come faccio per evitare che la persona a cui condivido il file faccia il download?
    grazie

    1. Ciao Corinna
      Intanto grazie per aver letto il mio articolo e spero ti sia stato di aiuto.
      Per tornare alla tua richiesta:
      Per evitare che le persone con le quali hai condiviso il documento, possano eseguire il download o addirittura modificare i permessi di accesso e di ri-condividere lo stesso documento con terze persone, puoi procedere in due modi:
      SOLUZIONE 1 - All'interno del documento aperto: Premi sul tasto in alto a destra "Condividi". Quando si apre la finestra "Condividi con altri utenti" che contiene la lista delle persone con le quali hai condiviso il documento, premi sul tasto in basso a destra "Avanzate". Si apre così la finestra "Impostazione di Condivisione", in questo pannello hai modo di modificare i permessi di accesso per singolo utente e selezionare il blocco del download oltre ad inibire gli utenti alla modifica dei permesse e alla ri-condivisione dello stesso documento.
      SOLUZIONE 2 - Da dentro Drive, dove trovi la lista dei tuoi documenti, clicca con il tasto destro sul documento condiviso, dal menu che appare clicca su "+ Condividi". Si aprirà la finestra "Condividi con altri utenti", a questo punto segui le stesse indicazione della "SELEZIONE 1".
      Spero di aver risposto alla tua domanda.
      Se hai bisogno di aiuto, rispondi pure a questo commento.

  3. Grazie! Io ho l'esigenza di mettere un disegno o una sola parola al posto del link completo. E' possibile? Non ho lo spazio per poter inserire tutta la stringa del link.

  4. Buonasera,
    e' possibile condividere un file modificabile all' interno di un gruppo wazz'up o solo con e- mail o link? Grazie

    1. Ciao Lara
      il link al documento modificabile può essere condiviso su qualsiasi piattaforma da Whatsapp a Messanger (oltre alle vie tradizionali come email).
      Chi lo riceve dovrà aprirlo su un dispositivo che gli permetterà di accedere al documento (e al suo profilo Google).
      Per esempio se lo ricevo su Whatsapp (sul mio iPhone) e clicco sul link e non ho l'app specifica per aprirlo, verrà aperto il browser su Google con un messaggio che mi chiederà di scaricare l'app adatta ad aprire il documento. Nel caso sul mio iPhone avessi già installato l'app Google adatta ad aprire il documento condiviso, cliccando sul link ricevuto mi aprirà direttamente il documento.
      Spero di aver risposto alla tua domanda. In caso contrario chiedi pure.
      Grazie a te per seguirmi.

    1. Ciao Maria Grazia
      Per visualizzare tutte le modifiche apportate al documento, con il dettaglio di chi le ha apportate è sufficiente cliccare su "L'ultima modifica è avvenuta..." dove al posto dei punti c'è la data. Il link si trova a destra del menu a tendina Guida, sopra il menu a icone.
      Cliccando su questo link, si apre una sezione con all'interno tutte le modifiche in ordine temporale e il nome dell'utente che le ha apportate. Inoltre ogni utente ha un colore e lo stesso colore lo ritrovi nella sezione di testo da lui modificata o aggiunta.
      Spero di esserti stato di aiuto. Se hai altre domande chiedi pure.
      Grazie per leggere il mio blog.

  5. Buongiorno, se creo un documento con Google Sheet condiviso tra più utenti che sono interessati ad utilizzare solo una parte delle righe (usando un filtro), come si fa a fare in modo che se un utente filtra il file, gli altri continuino a vedere il file non filtrato?
    In altre parole l'utente 1 e l'utente 2 lavorano contemporaneamente sul file ma lavorano su porzioni filtrate diverse. Ognuno applica il proprio filtro e dà fastidio all'altro. Si può risolvere?

    1. Ciao Martino
      intanto grazie per leggere il mio blog!
      Tornando alla tua richiesta... Sì! c'è un modo per poter permettere ad ogni singolo utente di lavorare applicando i propri filtri, ad un foglio di calcolo condiviso tramite Google Drive, senza che questo interferisca sulla visualizzazione degli altri utenti.
      L'utente che vuole filtrare in autonomia la tabella, deve cliccare sulla piccola freccia a destra dell'icona a forma di imbuto (il tasto che permette i rendere filtrabile una tabella) e selezionare "Crea nuova visualizzazione filtrata".
      Da questo momento in poi l'utente potrà filtrare la tabella in autonomia, senza che i suoi filtri incidano sull'attività degli altri utenti.
      ATTENZIONE! questa indipendenza vale solo per i filtri e l'ordinamento dei campi, le modifiche (cancellazione di dati o aggiunta o modifica) verranno applicate alla tabella originale, quindi, sono visibili a tutti gli utenti.

      Spero di essere stato chiaro, in caso contrario scrivimi pure nei commenti.

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