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Google Workspace. Strumenti Smart per Aziende

News
22/05/20
Antonio Buscio
248

In questo articolo ti parlo di Google Workspace (ex G Suite), uno strumento estremamente potente e flessibile, indispensabile per le azienda che intendono abbracciare il paradigma dello smart working interno ed esterno alla propria struttura.

Google Workspace antoniobuscio.com

Devi sapere che Google Workspace è uno dei più completi sistemi integrati, con tool in grado di soddisfare quasi la totalità delle aziende e garantire una gestione delle risorse in Smart e Home Working ottimale.
Lo sapevi che se possiedi un account Google personale, hai già accesso a molti dei tool messi a disposizione nella versione professionale?

Una cosa che non tutti sanno, è che la Google Workspace permette di lavorare anche in assenza di connessione internet.
Inoltre, installando “Drive File Stream” (esiste per mac OsX e Windows) permette a te e ai membri del tuo team di accedere all’archivio sul cloud senza dover usare un browser, dando la possibilità di lavorare, modificare e creare documenti con le app installate sui computer o tablet aziendali.

G Suite Google Drive antoniobuscio.com

Quali strumenti comprende

Comunicazione

  • Gmail: email avanzate con estensione personalizzata @nomeazienda)
  • Currents: Ambiente avanzato e condiviso di discussione
  • Hangouts Chat: piattaforma di messaggistica protetta
  • Hangouts Meet: piattaforma di video e audio conference protette
Strumenti G Suite antoniobuscio.com

Creazione, gestione documenti e molto altro

  • Documenti: creazione di documenti di testo con funzionalità di collaborazione in tempo reale. (Leggi il tutorial Google Documenti per iPad).
  • Fogli: creazione di fogli di calcolo con funzionalità di collaborazione in tempo reale.
  • Presentazioni: creazione di presentazioni complesse con funzionalità di collaborazione in tempo reale.
  • Calendar: calendario per la pianificazione avanzata dei team.
  • Moduli: creazione di sondaggi in modo semplice e veloce.
  • Sites: piattaforma semplificata per la creazione di siti web da condividere all’interno del team o azienda.
  • App Maker: piattaforma semplificata per la creazione di applicazioni aziendali personalizzate.
  • Keep: strumento note avanzato.
  • Jamboard: una lavagna virtuale che permette un uso condiviso avanzato.

Archiviazione, ricerca e sicurezza

  • Drive: spazio di archiviazione sul cloud condiviso e sicuro.
  • Google Cloud Search: funzioni avanzate di ricerca all’interno di tutti gli strumenti Google Workspace.
  • Console di Amministrazione: piattaforma per la gestione di utenti, dispositivi aziendali e sistemi.
  • Vault: sistema avanzato di sicurezza come la conservazione dati, blocchi per controversia legale e altro.
  • Dispositivi Mobili: piattaforma di gestione e protezione dati nei dispositivi mobili aziendali. (Supporta dispositivi Apple iOS e Android).

È una delle suite aziendali più diffuse, grazie al numero di strumenti offerti, alla flessibilità della piattaforma e alla garanzia di un livello di sicurezza avanzato.

Da non sottovalutare il servizio di assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7, per tutte le categorie di contratto (dalla Basic alla Enterprise).

Piani e Costi

La sottoscrizione di Google Workspace è in abbonamento e varia a seconda del numero di servizi e di utenti.
Le categorie sono tre Basic, Business e Enterprise che si differenziano per i servizi compresi, lo spazio di archiviazione sul cloud e il tipo di assistenza.

  • BASIC € 5,20 per utente mese (attualmente in offerta a € 4,68).
  • BUSINESS € 10,40 per utente mese (attualmente in offerta a € 9,36).
  • ENTERPRISE € 23 per utente mese.
G Suite Drive Team antoniobuscio.com

Nella versione Business e Enterprise, Google Workspace permette di ottenere spazio di archiviazione “Illimitato” e la gestione di Drive condivisi in cui i team condividono i documenti (per progetto o cliente). Vai alla tabella costi di Google Workspace.

I Pro

Una piattaforma unica e perfettamente integrata di strumenti che coprono quasi la totalità delle esigenze aziendali, costantemente aggiornata e garantita dalla solidità e stabilità dei server e sviluppatori Google.
Inoltre a differenza di quello che si crede, la Google Workspace è in grado di funzionare anche senza una connessione internet (con limitazioni).

I Contro

Smart Working G Suite antoniobuscio.com

La Google Workspace non prevede uno strumento di project management proprietario che permetta tra le altre cosi di tracciare le ore di lavoro per progetto, la gestione delle risorse e del budget.
Va quindi integrato con una soluzione specifica.
Quasi la totalità delle piattaforme di Project Management garantiscono l’integrazione con Google Workspace.

In Conclusione

Personalmente la ritengo un’ottima scelta per un’azienda che vuole iniziare un percorso di digitalizzazione.
Google Workspace permette di adottare un metodo di lavoro collaborativo ed inclusivo.
Ogni risorsa del team viene coinvolta nel processo di produzione in modo totalmente trasparente, garantendo una user experience piacevole e molto naturale.

Inoltre ad oggi se si sottoscrivono un minimo di 150 licenze utente all'interno della stessa organizzazione o team, Google permette di attivare piani differenti a seconda delle mansioni e delle necessità delle singole risorse.

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